7 تکنیک کاربردی در مدیریت زمان
همان‌طور که می‌دانید مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین اصول برای دستیابی به موفقیت است و تنها سلاح ارزانیست که با کنترل آن ، می توان موارد دیگر (مثل کارها ، درآمد ، بازدهی ، نتایج و…) را نیز کنترل کرد و از دیگران پیشی گرفت . امروزه به علت گسترش استفاده از فضای مجازی و رسانه‌های اجتماعی که بخش اعظمی از زمان افراد را به خود اختصاص می‌دهد ، فواید مدیریت زمان بیشتر مشخص می‌شود .
احتمالاً اکثر ما وظایف یا اهدافی داریم که همیشه در انجام آنها کوتاهی کرده و هر بار به شنبه بعد موکولشان می‌کنیم . شنبه‌ای که هرگز نمی‌آید ! عده‌ای از ما نیز با خود عهد می‌بندیم تا شب تمام کارهایمان را انجام دهیم اما موقع خواب به این فکر می‌کنیم که چقدر زود شب شد ! در حالی که هنوز برخی از کارهایمان را انجام نداده‌ایم .
اما داستان کم آوردن وقت فقط به همین جا ختم نمی‌شود . به طور وسیع‌تر در سازمان‌ها ، شرکت‌ها و هر گروهی از اجتماع ، این هدر رفت زمان و یا بازدهی پایین به علت نداشتن مدیریت و کنترل بر بودجه زمانی ، بیشتر بروز پیدا می‌کند و نتایج جبران ناپذیرتری دارد .
اگر بازدهی و بهره‌وری خودتان یا نیروی کارتان اهمیت دارد ، ادامه مطلب را حتما بررسی کنید .
مدیریت زمان چیست ؟
به زبان ساده مدیریت زمان یعنی دانستن این که زمان خود را چگونه صرف می‌کنید . این کار نیاز به ابزار‌های خاص و پیچیده ندارد و فقط باید نسبت به این امر کمی تمرکز و توجه داشته باشید ؛ البته این را فراموش نکنید که در کنار مدیریت زمان ، مدیریت انرژی نیز بسیار اهمیت دارد . به طور کلی مدیریت انرژی یعنی بدانیم چه وقت ، چه میزان انرژی داریم و چگونه باید آن را بین کارهایمان با الویت‌های مختلف تقسیم کنیم .
1. تکنیک GTD مدیریت زمان
می‌توان گفت تکنیک GTD ، مشهور‌ترین تکنیک مدیریت زمان است . این تکنیک توسط دیوید آلن ، نویسنده کتاب Getting Things Done (کارها را انجام بده) ارائه شده است و GTD نیز مخفف نام همین کتاب است . این تکنیک می‌گوید که ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج کرده و آنها را ثبت کنید تا از استرس و یادآوری مداوم آنها برای عدم فراموشی ، خلاص شوید ؛ به این صورت می‌توانید با ذهنی آسوده روی انجام آنها و یا تصمیم گیری و زمان انجام آنها ، تمرکز کنید . درواقع این شیوه بر مهم بودن مدیریت افکار بیشتر از مدیریت زمان تاکید دارد .
در این روش ابتدا همه کارها را گردآوری و ثبت می‌کنید و بعد آنها را دسته بندی می‌کنید . به این صورت که با دسته بندی کارها و اهداف بزرگ و تبدیل آنها به مجموعه‌ای از کارها و اهداف کوچک‌تر از پراکندگی ذهنی نجات پیدا کرده و انجام کارها برایتان آسان‌تر می‌شود ؛ همچنین به جای انبوهی از کارهای نا منظم ، دسته‌های قابل بررسی و آنالیز در اختیار دارید . این روش به 5 مرحله اصلی تقسیم می‌شود : جمع‌آوری اطلاعات ، پردازش اطلاعات ، مرتب کردن اطلاعات ، بررسی اطلاعات و انجام کارها.
در نهایت این تکنیک ، بهترین شیوه برای آزاد کردن ذهن از هر موضوع اضافه و سازماندهی کارهاست .
2. تکنیک پومودورو مدیریت زمان
این تکنیک که یک روش ایتالیایی است توسط یک پژوهشگر و کارآفرین موفق به نام فرانچسکو چیریلو ابداع شده است . در این تکنیک شما زمان‌هایتان را به بلوک‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌کنید . به هر یک از این بلوک یک گوجه فرنگی یا پومودورو گفته می‌شود . بین هر 25 دقیقه 2 تا 5 دقیقه استراحت در نظر گرفته می‌شود و پس از گذشت 4 پومودورو به جای 5 دقیقه ، 15 دقیقه استراحت در نظر گرفته می‌شود . این روش در واقع به این امر اشاره دارد که وقتی ، بازه‌ی زمانی برای انجام یک کار در نظر می‌گیرید ، بیشتر از وقتی که به زمان توجهی ندارید ، تمرکز و توجهتان به انجام آن کار است و سریع‌تر آن را انجام می‌دهید . بهتر است هنگام انجام این روش چیزهایی که حواستان را پرت می‌کند یادداشت کرده و به مرور از میان بردارید .
همچنین شما می‌توانید برای ردیابی کارهایتان همراه با این روش ، از وضعیت کاهایتان یادداشت برداری هم کنید ؛ در این صورت می‌توانید هربار که خواستید کاری مشابه با قبل انجام دهید ، به این یادداشت‌ها رجوع کنید و از این یادداشت‌ها به عنوان راهنما برای انجام کار و تخمین زمان مورد نیاز برای انجام آن استفاده کنید .
3. بلوکه کردن زمان
بلوکه کردن یا انسداد زمان یعنی بلوک‌های مشخصی از زمان را فقط برای انجام یک کار در نظر بگیریم . شما می‌توانید کارهایی که باید 100 درصد انجام دهید را یادداشت کنید و یک روز یا چند ساعت در هفته را به انجام آن اختصاص دهید . برای مثال هر روز ساعت مشخصی را برای پاسخ به پیام‌هایتان یا چک کردن شبکه‌های اجتماعی در نظر بگیرید ؛ همه پیام‌هایتان را در همان بازه زمانی چک کنید و در دیگر ساعات روز هرگز به سراغشان نروید ! شما با اختصاص دادن بازه زمانی به « فقط پیام‌ها » ، « فقط اینستاگرام »، « فقط خرید‌ه ها » می‌توانید از پراکندگی کارها جلوگیری کنید و یک کار را به طور کامل انجام دهید . به این صورت که با حذف زمان‌های خالی و مرده می‌توانید زمان زیادی را برای کارهای دیگر ذخیره کنید .
4. قانون پارتو یا 20/80
این قانون که توسط ویلفرد پارتو اقتصاددان ایتالیایی مطرح شده است ، می‌گوید که در هرکاری 80 درصد نتیجه تنها از 20 درصد از تلاش در انجام آن به دست می آید . یعنی نیازی نیست که همه یک کار را انجام دهید ، زیرا تنها با 20 درصد از انجام آن کار می‌توانید شاهد 80 درصد نتیجه آن باشید . به این ترتیب می‌توانید باقیمانده زمان و انرژیتان را صرف کاری دیگر کنید . برای مثال براساس این قانون ، 80 درصد از فروش یا موفقیت یک کسب و کار تنها توسط 20 درصد از مشتریان آن به عمل می‌آید ، پس تنها با تمرکز بر پیدا کردن این 20 درصد و تلاش برای وفادار‌سازی آنها می‌توان به 80 درصد از نتیجه مطلوب رسید . این قانون بر کم کردن هزینه و مدیریت زمان تمرکز دارد و برای اجرایی کردن آن در انجام کارها باید قید کمال‌گرایی خود را بزنید و به سراغ کار بعدی بروید !
5. سیستم 4D مدیریت زمان
این سیستم بر پایه الویت بندی کارهاست . در این سیستم شما جدولی تهیه کرده و کارهایتان را در 4 گروه دسته بندی می‌کنید .
کارهایی که :
1. باید همین حالا انجام دهید (Do it now)
: کارهایی که برایتان الویت دارند در این گروه قرار می‌گیرند . این کارها اگر به تعویق بیافتند استرستان را افزایش می‌دهند و تمرکزتان را بر انجام کارهای دیگر کاهش می‌دهند ؛ پس بهتر است همین حالا انجامشان دهید .
2. باید به تعویق بیاندازید (Defer it)
: کارهایی که زمان بیشتری از شما می‌گیرند و همچنین الویت بالایی ندارند را می‌توانید در این دسته قرار دهید و با آسودگی خاطر ابتدا به سراغ کارهای مهم‌تر بروید .
3. باید واگذار کنید (Delegate it)
: برای انجام کارهایی که اهمیت بالایی ندارند و با توجه به این که آیا دیگران توانایی انجامشان را دارند ، می‌توانید از دیگران کمک بگیرید . این کارها در این دسته قرار می‌گیرند . زمان‌هایی که بسیار سرتان شلوغ است با کمک گرفتن از دیگران می‌توانید کمی وقت برای کارهای مهم‌تر ذخیره کنید .
4. باید حذف کنید (Delete it)
: در زمان‌های شلوغی نیازی نیست برخی از کارها انجام شوند و یا این‌که اصلا برخی از کارها جزو عادات بد تلقی می شوند ؛ پس بهتر است از لیست فعالیت‌های روزانه‌‌تان حذف شوند . آنها را در این گروه قرار دهید .
به این صورت یک جدول مدیریت زمان در اختیار دارید که به وسیله‌ی آن با الویت بندی کارها در زمان صرفه جویی می‌کنید .
6. فهرست یا لیست نویسی (To Do List)
شاید نوشتن لیست کارهای روزانه قدرتمند‌ترین روش مدیریت زمان باشد . در بررسی‌های انجام شده بر روی تعدادی از مدیران موفق ، همه آنها نوشتن کارهای روز بعد بر روی کاغذ را بهترین روش مدیریت زمان می‌دانستند . در این روش شما باید هر روز لیست کارهای روز بعد را بنویسید و وقتی کار مورد نظر به اتمام رسید کنار آن تیک بزنید . نوشتن لیست کارهایی که باید هر روز انجام بدهید در عین حال که ساده بوده و زمان کمی را می‌گیرد ، می‌تواند بسیار کارآمد باشد . برای این کار شما می‌توانید از نرم افزارهای نوزبه (Nozbe)، اورنوت (Evernote)، تودوئیست (Todoist) و… استفاده کنید .
7. یادآوری با کاغذ‌های یادآور
در این روش کاری که باید بکنید این است که یک پوشه 90 پرونده‌ای تهیه کنید و آن را به 3 بخش 30 تایی تقسیم کنید . 30 صفحه اول به ماه جاری ، 30 صفحه دوم به ماه آینده و 30 صفحه آخر را به ماه بعد از ماه آینده اختصاص دهید .
حال فرض کنید روز هفتم از ماه بعد قرار است برای دوستتان هدیه بخرید یا قرار کاری مهمی دارید . کافیست تمام اطلاعات ، یادداشت‌ها وهر مورد مرتبط به کارتان را در هفتمین صفحه از 30 صفحه دوم که مخصوص به ماه آینده است ، قرار دهید و دیگر آن را از ذهنتان خارج کنید . به این صورت هنگامی که در ماه آینده به پوشه ی خود رجوع می‌کنید همه چیز برایتان یادآوری خواهد شد . البته می‌توانید از نرم‌افزار‌های مربوط به این کار نیز استفاده کنید . این روش به گونه‌ای، شیوه جزئی‌تر و مفصل‌تر لیست‌نویسی روزانه است و بیشتر بر این تاکید دارد که کارهای مربوط به آینده را به همان آینده موکول کنید و ذهنتان را بیهوده در آن نکنید .
امیداوریم تکنیک های یاد شده مفید واقع شده باشد و در مدیریت زمان و برنامه ریزی کارها به کارتان بیاید . به خاطر داشته باشید که هیچ الزامی در استفاده از این تکنیک ها به صورت تکی وجود ندارد و می‌توانید به طور هم زمان از چند تکنیک استفاده کنید .
یکتا . متخصص مشاوره ، آموزش و بهسازی اشخاص و سازمان‌ها
